Office tools en tips.

(C) 2006 Hein Pragt

Ondanks de opkomst van allerlei business intelligence blijft de oude vertrouwde spreadsheet populair. Voor eenvoudige onderzoeken, rapporten en overzichten is het een ideale tool. In mijn dagelijkse werk maak ik regelmatig gebruik van excel om zaken iets inzichtelijk te maken. Een goede grafiek zegt vaak meer dan een heel rapport. Excel is een programma waar de gemiddelde manager nog net mee kan werken, rijtjes maken, kolommen optellen en een leuk grafiekje maken. Voor meer gespecialiseerde taken gebruik ik ook gespecialiseerde tools maar soms is het makkelijke om een eenvoudige planning in excel te maken. Op deze pagina staan enkele handige excel tools zoals een planbord en een Projectpresentatie. Maar ook OpenOffice en cloud office oplosingen komen aan de orde zoals Google Docs en Microsoft Office Web Apps.

Vriendelijke groet, Hein Pragt

(C) 2010 Hein Pragt

Ik ben geen echte Microsoft fan en nadat ik mijn legale MS Word versie op een nieuwe laptop niet meer kon installeren omdat ik deze versie al een paar keer op oudere laptops gebruikt had, besloot ik permanent over te gaan op OpenOffice. Dit beviel mij prima en ik had dan ook geen behoefte meer aan het installeren van Microsoft Office. Maar sinds december 2010 is de gratis Nederlandstalige online office versie nu beschikbaar voor alle Nederlandse consumenten die een Microsoft Live ID hebben en dat zijn (bijna) alle hotmail en msn gebruikers. Dus ben ik het maar eens gaan proberen en ik moet zeggen dat ik onmiddellijk tevreden was en het werkt zeer handig en duidelijk, Microsoft heeft hier een keer iets vrij goed gemaakt. Nu moet ik zeggen dat ik op Microsoft Office ook weinig aan te merken had, behalve de prijs die ik als particulier wel erg hoog vond. Ik heb het ook al aan een aantal mensen aanbevolen die de klacht hadden dat ze geen Microsoft Office tot hun beschikking hadden op de computer thuis.

Voor het gebruik van deze gratis online office versie heeft u alleen een computer met internet verbinding, een Live ID en een recente browser nodig. De browsers die nu worden ondersteund zijn Internet Explorer 7 of hoger, Safari 4 of hoger, Firefox 3.5 of hoger, Google Chrome of Opera. Office Web Apps is de verzamelnaam van 4 diensten, Word, Excel, PowerPoint en OneNote. U kunt deze web applicaties vinden via: http://office.live.com/.

Met vier bekende Office applicaties kunt u documenten direct op het internet bekijken, maken, bewerken en presenteren zonder dat u Microsoft Office op uw PC hoeft te hebben geinstalleerd. Ook kunt u de bestanden op uw eigen schijf opslaan maar daarnaast ook op de persoonlijke SkyDrive. Dit is een gratis “harde schijf” van 25 Gb die Microsoft elke consument online aanbiedt. U kunt uw bestanden dus opslaan op uw eigen externe schijf op de servers van Microsoft zodat u nooit meer bestand kwijtraakt, ook niet wanneer bijvoorbeeld uw laptop gestolen word of er brand uitbreekt. Ook kunt u de bestanden die u op de SkyDrive opslaat op een eenvoudige wijze delen met vrienden, collega’s of bekenden. Zo kunt u eenvoudig met meerdere mensen aan een document werken en het tegelijk delen met andere mensen. Dit is een regelrechte concurrent van Google Docs

Mede door de opkomst van cloudcomputing, html 5 en saas-diensten is het duidelijk geworden dat de toekomst ligt in slimme webapplicaties. Een van voortrekkers van het aanbieden van gratis en betaalde webapps is Google, de Google Docs-suite maakt het mogelijk om vanuit een browser tekst te bewerken, spreadsheets aan te maken en presentaties in elkaar te zetten. Voor Microsoft is het aanbieden van webapplicaties nog relatief nieuw, maar Microsoft kon echter niet achterblijven en zet met deze versie van Office 2010 de eerste stappen naar het aanbieden van gratis webversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote en gaat daarmee regelrecht de concurrentie aan met Google Docs.

Het zal u niet verbazen dat Microsoft Office Web Apps als onderdeel van Hotmail is gelanceerd, vanuit Hotmail heeft u direct toegang tot uw eigen Office omgeving met daarin uw documenten en de mogelijkheid om nieuwe documenten te maken en te uploaden. De gratis kantoorsoftware is wel een afgeslankte versie van het volledige (en betaalde) Office-pakket maar de meest gebruikte functies zitten er in.

Consumenten kunnen deze online versie van Office gratis gebruiken, zakelijke gebruikers kunnen hun eigen versie van de software draaien via de laatste versie van Sharepoint. De online versie werkt zowel op Mac, Windows als Linux via Firefox, Internet Explorer of Safari. Al kan het zijn dat andere browsers ook werken. De gratis online Office bevat wel advertenties, maar het is niet de bedoeling dat deze onverwacht het hele scherm gaan innemen maar wel prominent in de zijvakken aanwezig is.

(C) 2010 Hein Pragt

De belangrijkste tegenhanger van het welbekende Microsoft Office pakket is zonder meer OpenOffice. Het pakket is volledig gratis en u kunt er zelfs een steentje aan bijdragen want het is opensource. Dit pakket werkt ook probleemloos op MS Windows, een Mac en het besturingssysteem Linux en in het pakket zitten alle onderdelen voor een goed Office Pakket. OpenOffice is de vrije versie van StarOffice van Sun Microsystems, Sun Microsystems sponsorde OpenOffice al vanaf de eerste dag en daarom is de broncode vergelijkbaar met die van StarOffice. Op 13 oktober 2000 is er een begin gemaakt met OpenOffice aangezien toen de broncode is vrijgegeven en een jaar later was de eerste beta beschikbaar voor iedereen en 1 mei 2002 is eindelijk de release van 1.0 van OpenOffice uitgekomen. Het pakket lijkt verdacht veel op Microsoft Office en het werkt ook nog goed. Het product is gratis, maar daar merkt u weinig van. Het pakket is zowel in het Nederlands als in veel andere talen verkrijgbaar. Sinds Sun werd overgenomen door Oracle is er naast de gratis versie ook een betaalde versie en zelf een versie met een SLA te koop. Oracle is duidelijk van plan om OpenOffice als product in de markt te zetten.

Het pakker bevat: Open Office Writer (tekstverwerking), Open Office Calc (spreadsheet), Open Office Impress (presentatie), Open Office Draw (grafisch programma) en Open Office Base wat een eenvoudige database applicatie is met tabeldefinities, rapporten en formulieren. Het pakket is platformonafhankelijk en kan naast alle open office standaarden ook Microsoft Office bestandsformaten lezen en schrijven. Kortom een zeer goed gratis alternatief voor het Microsoft Office pakket.

Download: http://download.openoffice.org/

(C) 2006 Hein Pragt

Vaak is het handig om even een overzicht te hebben op maand of jaarbasis van alle verlofdagen of beschikbaarheid van teamleden of een overzicht van opleveringen of planning van een project. Speciaal hiervoor heb ik een klein programma gemaakt in excel VBA (Visual Basic for Applications) om een leeg planbord te genereren in excel, voor een variabel in te voeren jaar. U kunt behalve het jaartal waarvoor deze kalender gegenereerd moet worden ook het aantal rijen onder de datum met een titelveld aangeven. Na het genereren van het planbord kunt u het planbord door het veranderen van de achtergrond kleur ingevullen, waarna een perfect overzicht ontstaat. Deze excel sheet stel ik via deze site gratis ter beschikking, in verband met de download snelheid is de excel sheet in een zip bestand gezet. Veel succes, Hein Pragt

Download het zip bestand met het excel planbord.

(C) 2006 Hein Pragt

U kunt door middel van diverse tools waaronder MS project een goede tijdplanning maken voor uw project. Vaak levert dit een mooie Gant-Chart op maar deze is vaak voor het management of de klant veel te gedetailleerd. Voor presentatie aan de klant of het management is een relatief eenvoudige presentatie nodig. Via deze excel sjabloon kunt u snel een overzichtelijke presentatie maken van de doorlooptijd, de oplevermomenten en de acties binnen het project. Het diagram is gemaakt met standaard excel teken componenten en is door middel van knippen en plakken en verslepen van componenten heel eenvoudig aan te passen. Veel succes, Hein Pragt

Download het zip bestand met de excel projectpresentatie.